Конвертация Excel в PDF бесплатно

Перевести Excel в PDF бесплатно можно в самом Excel, без конвертеров и сайтов: откройте файл, нажмите F12 («Сохранить как»), в списке «Тип файла» выберите PDF (*.pdf) и нажмите «Сохранить». Этот способ есть во всех версиях начиная с Excel 2010 и сохраняет таблицу ровно так, как она выглядит при печати.

Если Excel под рукой нет, таблицу эксель в ПДФ переведут Excel в браузере, Google Таблицы или LibreOffice, тоже бесплатно. Ниже разберу все способы, настройку страницы, чтобы таблица не разъезжалась на десяток листов, и пакетную конвертацию, когда файлов или листов много.

Как сохранить Excel в PDF через «Сохранить как»

1. Откройте книгу и нажмите F12 или Файл → Сохранить как → Обзор. В Microsoft 365 с автосохранением пункт называется «Сохранить копию».
2. В списке «Тип файла» выберите PDF (*.pdf).
3. В поле «Оптимизация» оставьте «Стандартная», если документ будут печатать, или выберите «Минимальный размер», если важнее лёгкий файл для почты.
4. Нажмите «Параметры…» и укажите, что публиковать: выделенный диапазон, выделенные листы или всю книгу.
5. Нажмите «Сохранить». Флажок «Открыть файл после публикации» сразу покажет результат.

По умолчанию в PDF попадает только активный лист. Это самая частая причина вопроса «куда делись остальные листы». Чтобы перевести файл эксель в ПДФ целиком, в «Параметрах» выберите «Всю книгу»: каждый лист начнётся с новой страницы одного PDF-документа.

Тот же результат даёт Файл → Экспорт → Создать документ PDF/XPS → Создать PDF/XPS. Окно и настройки там те же, разница только в пути.

Что попадает в PDF: настройки «Параметров»

Скрытые листы, строки и столбцы в PDF не попадают. Если что-то не должно уйти получателю, скройте это перед сохранением, а не после.

Как вписать таблицу в одну страницу PDF

Excel переводит в PDF то, что видно в режиме печати. Широкая таблица, которая на экране помещается целиком, при конвертации разрежется на несколько страниц: сначала левые столбцы для всех строк, потом правые. Поэтому перед сохранением стоит открыть предпросмотр (Ctrl+P) и поправить страницу:

• Ориентация. Для широких таблиц выберите альбомную: Разметка страницы → Ориентация → Альбомная.
• Масштаб. В окне печати под настройками есть список масштабирования: «Вписать все столбцы на одну страницу» оставит все столбцы рядом, а строки разобьёт по страницам. «Вписать лист в одну страницу» годится только для небольших таблиц, иначе текст станет мелким.
• Поля. Разметка страницы → Поля → Узкие добавляют ширины без уменьшения шрифта.
• Область печати. Выделите нужный диапазон и выберите Разметка страницы → Область печати → Задать. В PDF попадёт только он.
• Шапка на каждой странице. Разметка страницы → Печатать заголовки → «Сквозные строки»: укажите строку с заголовками, и она повторится вверху каждой страницы PDF.
• Сетка. Линии сетки Excel не печатает. Если они нужны в PDF, поставьте флажок Разметка страницы → Сетка → Печать или задайте границы ячеек.

Печать в PDF через Microsoft Print to PDF

В Windows 10 и 11 есть встроенный виртуальный принтер, который вместо бумаги создаёт PDF. Нажмите Ctrl+P, в списке принтеров выберите Microsoft Print to PDF, нажмите «Печать» и укажите, куда сохранить файл.

Способ пригодится, когда в программе нет экспорта в PDF или нужен PDF из другой программы, где открыта таблица. Минус один: ссылки в таком PDF не кликабельны, а текст иногда хуже ищется. «Сохранить как» эти недостатки не имеет, поэтому для Excel он лучше.

Как конвертировать Excel в PDF без Excel

Если Excel не установлен, перевести таблицу в ПДФ можно бесплатно в браузере или в свободной программе:

• Excel в браузере. Загрузите файл в OneDrive и откройте его в Excel для интернета. Файл → Печать → Печать, затем в окне печати браузера выберите «Сохранить как PDF». Нужна только бесплатная учётная запись Microsoft.
• Google Таблицы. Загрузите файл на Google Диск, откройте в Таблицах и выберите Файл → Скачать → PDF. Перед скачиванием откроется окно, где задаются ориентация, масштаб и что экспортировать: лист, выделение или всю книгу.
• LibreOffice Calc. Бесплатная офисная программа открывает файлы xlsx и сохраняет их через Файл → Экспорт в PDF. Подходит, если работать нужно без интернета.
• Онлайн-конвертеры. Сайтов, которые переводят эксель в пдф, десятки. Они удобны для разового файла, но файл уходит на чужой сервер, а бесплатная версия обычно ограничена размером или числом файлов в день. Отчёты с персональными данными и финансами лучше конвертировать локально.

Формулы при конвертации не переносятся: в PDF попадают только значения в том виде, в каком они показаны в ячейках. Если число отображается как «#####», в PDF будет то же самое, поэтому сначала расширьте столбцы.

Как перевести в PDF каждый лист отдельным файлом

«Сохранить как» складывает выбранные листы в один документ. Если нужен отдельный PDF на каждый лист, например, отчёт по каждому менеджеру, поможет короткий макрос. Он сохраняет все видимые листы активной книги в ту же папку, где лежит книга, и называет файлы по именам листов:

Sub ЛистыВPDF()
    Dim ws As Worksheet, p As String
    p = ActiveWorkbook.Path & "\"
    If p = "\" Then MsgBox "Сначала сохраните книгу": Exit Sub
    For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets
        If ws.Visible = xlSheetVisible Then
            ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
                Filename:=p & ws.Name & ".pdf", _
                Quality:=xlQualityStandard, OpenAfterPublish:=False
        End If
    Next ws
End Sub

Откройте редактор VBA (Alt+F11), выберите Insert → Module, вставьте код и запустите его клавишей F5. Чтобы макрос был под рукой во всех книгах, сохраните его в личной книге макросов.

Частый сценарий: одна большая таблица, а PDF нужен по каждому значению столбца, по каждому филиалу или клиенту. Сначала разнесите строки по листам процедурой !SEMTools Разбить/Сцепить → Разбить → Текущий лист на разные листы по значению колонки (подробно в статье о том, как разбить лист по значению столбца), затем запустите макрос выше. Каждый филиал получит свой PDF.

Как перевести в PDF много файлов Excel сразу

Когда в папке десятки книг, открывать каждую вручную долго. Этот макрос проходит по всем файлам .xlsx, .xlsm и .xls в указанной папке и сохраняет рядом с каждым PDF всей книги:

Sub ПапкаВPDF()
    Dim p As String, f As String, wb As Workbook
    p = "C:\Отчёты\"   ' папка с файлами Excel, обратная косая черта в конце обязательна
    f = Dir(p & "*.xls*")
    Application.ScreenUpdating = False
    Do While f <> ""
        Set wb = Workbooks.Open(p & f, ReadOnly:=True)
        wb.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
            Filename:=p & Left(f, InStrRev(f, ".") - 1) & ".pdf"
        wb.Close SaveChanges:=False
        f = Dir
    Loop
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Путь к папке впишите в третьей строке. Исходные файлы открываются только для чтения и не меняются. Если книги большие, конвертация займёт время: Excel открывает их по очереди, как вручную, только без вашего участия.

Почему PDF из Excel получается не таким, как ожидали

• Таблица разрезана на несколько страниц. Не настроен масштаб. Выберите «Вписать все столбцы на одну страницу» и альбомную ориентацию.
• В PDF только один лист. По умолчанию сохраняется активный лист. В «Параметрах» выберите «Всю книгу».
• Пустые страницы в конце. Excel считает частью листа ячейки, где когда-то было форматирование или пробел. Задайте область печати или удалите лишнее: пустые строки и пустые столбцы.
• Вместо чисел решётки «#####». Столбец узкий для значения. Расширьте его двойным щелчком по границе заголовка столбца.
• Не видно границ таблицы. Линии сетки не печатаются. Задайте границы ячеек или включите печать сетки.
• Пункта PDF нет в списке типов. Так бывает в Excel 2007 без пакета обновлений SP2, где PDF ещё не встроен. Обновите Office или воспользуйтесь Microsoft Print to PDF.
• Файл PDF слишком большой. Обычно из-за картинок. Выберите оптимизацию «Минимальный размер» или удалите ненужные изображения перед сохранением.

Конвертация Excel в PDF: частые вопросы

Как бесплатно перевести Excel в PDF?

В самом Excel: F12 («Сохранить как») → тип файла PDF (*.pdf) → «Сохранить». Без Excel подойдут Excel в браузере, Google Таблицы и LibreOffice.

Как сохранить в PDF всю книгу Excel, а не один лист?

В окне «Сохранить как» нажмите «Параметры…» и выберите «Всю книгу».

Как сделать, чтобы таблица поместилась на одну страницу PDF?

В окне печати (Ctrl+P) выберите масштаб «Вписать все столбцы на одну страницу» и альбомную ориентацию, затем сохраните в PDF.

Сохраняются ли формулы при конвертации в PDF?

Нет. В PDF попадают значения в том виде, в каком они показаны в ячейках.

Нужен ли конвертер из Excel в PDF?

Обычно нет: экспорт в PDF встроен в Excel с версии 2010. Конвертер нужен, только если Excel не установлен, и тогда бесплатно подойдут Google Таблицы или LibreOffice.

Как перевести в PDF каждый лист отдельным файлом?

Макросом с ExportAsFixedFormat для каждого листа: код есть в статье.

Итоги: как перевести Excel в PDF

Надеюсь, на этой странице вы нашли то, что искали. Для большинства задач хватает встроенного «Сохранить как»: он бесплатный, работает без интернета и точнее любого конвертера, потому что PDF создаёт сам Excel. Другие вопросы для начинающих собраны в разделе частые вопросы по Excel, а полезные сочетания клавиш, включая F12 и Ctrl+P, в статье про горячие клавиши.