Сортировка данных – одна из самых необходимых процедур при работе с ними. Она существенным образом упрощает аналитику, предоставляя возможность
- взглянуть на наибольшие и наименьшие значения числовых диапазонов
- упорядочить текстовые данные по алфавиту для быстроты поиска нужных в них строк
- расположить события по возрастанию или убыванию даты/времени, чтобы понять их последовательность, и какое из них было самым ранним или поздним
- выбирать из больших диапазонов только главную, значимую их часть
Excel предоставляет в этой связи множество возможностей и инструментов. Однако иногда и их может не хватать, поэтому мной были разработаны несколько дополнительных процедур сортировки в моей надстройке для Excel !SEMTools. Но о них в самом конце, а сначала рассмотрим штатные возможности.
Способы сортировки данных в Excel
Я знаю и использую три способа сортировки обычных табличных на листе (не сводных). Это инструмент “Фильтр”, контекстное меню и процедура на панели “Данные”. Из всех мне лично больше всего нравится “Фильтр”.
Сортировка “Фильтром”
Чтобы использовать инструмент фильтр для сортировки данных, потребуется
- создать фильтр на уровне заголовков данных
- использовать контекстные меню на уровне заголовков, для нужной сортировки.
Инструмент позволяет сортировать данные большинством основных способов:
- по возрастанию и убыванию
- по цвету заливки и цвету шрифта
- по значку ячейки
Контекстное меню вызывается правой кнопкой мыши после выделения диапазона и позволяет быстро сортировать его прямо на месте, не добавляя заголовков.
Интересен тот факт, что сортировка будет зависеть от того, с какой стороны вы начали выделять диапазон – справа налево или слева направо. Зная эту особенность, можно быстро сортировать диапазон из нескольких столбцов по крайнему правому или крайнему левому.
Процедура на панели “Данные”
Эта процедура может быть вызвана как через контекстное меню, так и через процедуру “Фильтр”. Она представляет собой наиболее полный комплекс инструментов и возможностей для сортировки диапазона. С её помощью можно выбрать направление сортировки (по столбцам или строкам), сортировать данные сразу по нескольким из них, выбрать очередность сортировки по цветам и значкам. Все эти возможности практически в полной мере закрывают потребности пользователей Excel.
Частые вопросы о сортировке данных
Диапазон не сортируется по цвету с помощью фильтра
Такое бывает, если ваша версия Excel не поддерживает сортировку по цветам при количестве строк в диапазоне более 10000.
Не работает сортировка по дате
Такая проблема возникает, если ваши данные фактически являются не датами, а текстом, иначе говоря, выражены в текстовом формате. Один из простых способов побороть эту проблему – произвести замену в столбце, где и заменяемое значение и на что заменить будет обычная точка.
Сортировка в сводных таблицах
Как сортировать диапазон “наоборот”
Иногда требуется сортировать диапазон в обратном порядке, не нарушая последовательность данных. Самым простым способом сделать это является добавление дополнительного столбца с целочисленной нумерацией, и затем сортировка по нему в обратном порядке.
Сортировка по столбцам
Как сортировать по нескольким цветам одновременно
Сортировка данных с помощью !SEMTools
Поскольку мне в моей практике часто приходилось сортировать данные именно указанными ниже способами, я решил упростить себе жизнь и добавить эти процедуры. Ведь в пару кликов всегда удобнее, чем создавать дополнительные столбцы и прописывать формулы.
Итак, перечислю эти возможности.
Сортировка диапазона по окончаниям
Сортировка по количеству символов
Сортировка по количеству слов
Функции сортировки включают в себя простую сортировку и сортировку данных диапазона по окончаниям. Простая сортировка данных помогает упорядочить текстовые и цифровые данные. Для текста доступна сортировка по буквам от А до Я, для числовых данных (числа, даты) – от меньшего к большему, в случае с датами – от старых дат к новым.
Сортировка диапазона по окончаниям позволяет отсортировать ячейки диапазона по последним буквам в алфавитном порядке.